1. Objet du traitement de données

Finalité :

• assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (le terme « étudiant(s) » pouvant ci-après désigner des personnes en formation initiale comme continue ; cf. 3.), y compris la détermination du niveau de droits d’inscription pour les étudiants soumis au dispositif de droits de scolarité « modulés », ainsi que l’accès aux services d’emplois du temps en ligne et de la plateforme pédagogique de l’IEP (« Moodle ») ;
• informer le CROUS de l’inscription de l’étudiant, pour lui permettre d’accomplissement de sa mission ;
• établir des statistiques par/pour le Ministère de l’éducation nationale, le Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche et de l’Innovation, du Rectorat, le CEREQ et à permettre des enquêtes sur les conditions de vie des étudiants par l’Observatoire de la vie étudiante et par l’IEP conformément aux textes législatifs et réglementaires existants ;
• réaliser via un "infocentre", des requêtes ou des éditions à des fins de pilotage administratif et pédagogique ;
• assurer la mise à disposition d'informations vous permettant d'accéder aux services aux étudiants tels que :
  • les services de la carte MUT (cf. III)
  • les services de documentation (de l’IEP, du Service commun de documentation de l’université Toulouse 1 Capitole et du Service interuniversitaire commun de documentation)
  • les services de la médecine préventive (SIMPPS de l’Université fédérale de Toulouse)
  • l’octroi d’une adresse électronique étudiante personnelle de type « prénom.nom@sciencespo-toulouse.net » par l’IEP (adresse qui sera utilisée pour contacter l’étudiant pendant sa scolarité et pourra être conservée à l’issue de sa formation) ;
  • l’accès au réseau internet filaire ou sans-fil et aux ressources informatiques de l’IEP/de l’université Toulouse 1 Capitole.

Base légale :

Ce traitement relève de l’article 6 (c) du règlement général sur la règlementions des données RGPD (cf. 7.) : le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le directeur de l’IEP est soumis.

FICHE DROITS MODULES (pour les étudiants concernés) : Etat civil, n° INE, n° étudiant, courriel, téléphone, date de naissance, situation (boursier, non-boursier, ne souhaite pas communiquer son revenu fiscal de référence), Revenu Fiscal de Référence, Revenu Brut Global, nombre de parts fiscales du foyer, formation, type d’inscription, situation particulière.

FICHE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE DE L’ETUDIANT (logiciel APOGEE) : Etat civil, N° CVEC (contribution vie étudiante et campus, n° d’attestation fourni par le CROUS), N° INE/E-candidatures/Parcoursup, situation familiale, handicap, service national, 1ère inscription dans le supérieur, baccalauréat ou équivalence,

Adresses, téléphone, courriel, type d’hébergement pour la nouvelle année,

Régime d’inscription, statut, catégorie socio-professionnelle de l’étudiant, catégorie socio-professionnelle des parents ou tuteur, type d’emploi exercé, temps de travail, qualité de sportif de haut niveau, aides financières hors bourses d’enseignement supérieur, échanges internationaux.

Dernier établissement fréquenté, situation année précédente, dernier diplôme obtenu, autre établissement fréquente pour l’année en cours, inscription principale, bourse, cursus aménagé, césure, titre d’accès externe, inscriptions secondaires, situation sociale particulière, assurance responsabilité civile.

 Sources des données :

Données saisies par la personne qui a complété le dossier d’inscription administrative (saisie en ligne ou dossier papier) et, pour les étudiants concernés, les formulaires dédiés aux droits d’inscriptions modulés.

Caractère obligatoire du recueil de données :

Recueil de données nécessaires à la gestion du dossier administratif et pédagogique de l’étudiant.

Les personnes qui s’inscrivent en formations initiale ou continue dispensées à l’IEP.

4. Destinataires des données

Catégorie de destinataires :

Les destinataires de ces données sont :

• Les personnels administratifs et enseignants habilités par l’IEP et/ou de l’Université Toulouse 1 Capitole,
• Le CROUS,
• Le Ministère de l’éducation nationale,
• Le Ministère de l’Enseignement Supérieur de la Recherche et de l’Innovation,
• Le Rectorat,
• L’Observatoire de la Vie Étudiante,
• Le CEREQ (Centre d'études et de recherches sur les qualifications)
• L’Université fédérale de Toulouse et notamment ses services de médecine préventive (SIMPPS) ou de documentation (SICD).

Sous-traitant :

• Microsoft Office 365 Messagerie étudiante : https://www.microsoft.com/fr-fr/trustcenter/privacy/data-management
• Alumnforce
• Eudonet

Transfert hors UE

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

5. Durée de conservation des données

Les données sont conservées en base active pendant l’année universitaire courante et durant le cursus universitaire puis archivées (50 ans pour le suivi des cursus des étudiants via le logiciel Apogée).

6. Sécurité

Les données ne sont accessibles qu’a des destinataires internes ou externes autorises selon une politique d’habilitation définie par l’IEP. Les destinataires des données personnelles des étudiants au sein de l’IEP sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.

Les mesures de sécurité techniques appropriées sont mises en œuvre pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données de manière accidentelle ou illicite.

7. Vos droits sur les données vous concernant

Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Plus d’informations : https://www.cnil.fr/

Exercer ces droits

Le délégué à la protection des données (DPD) de l’IEP est votre interlocuteur pour toute demande d’exercice de vos droits sur ce traitement.

·         Par voie électronique à cnil@sciencespo-toulouse.fr

·         Par courrier postal à : Institut d’études politiques de Toulouse, à l’attention de M. le Délégué à la protection des données, 2 ter rue des puits creusés, CS 88526 - 31685 Toulouse cedex 6

Si vous estimez, après avoir contacté le DPD, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif d’inscription n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL (https://www.cnil.fr/) ou par voie postale.

Traitement conforme :

• au règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, et a la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
•  à la décision du 27/3/2013 du directeur de l’Amue « Traitement de gestion de la scolarité des étudiants mis à disposition par l’Amue » (BOESR n° 21 du 23 mai 2013)