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Organisation des déplacements et voyages pédagogiques


à l’attention des responsables pédagogiques et des délégués des parcours 4° et 5°A

ORGANISATION DES DEPLACEMENTS ET VOYAGES PEDAGOGIQUES

Organisation du déplacement (financé ou non par l’IEP)

Lors de chaque rentrée universitaire, un appel à projets pour le financement par l’IEP de voyages pédagogiques est organisé, afin de faciliter la prévision budgétaire et, le cas échéant, de sélectionner les projets retenus.

Rappel : la taxe d’apprentissage et le budget de l’IEP ne permettent pas de financer toutes les demandes de financement de voyages pédagogiques. Les résultats des arbitrages budgétaires seront communiqués à chaque responsable de parcours et à l’étudiant-référent désigné.

1. Présentation des projets – constitution du dossier :

Dès la rentrée, le responsable pédagogique en charge du projet (enseignant-référent) désigne un étudiant responsable du projet du voyage ou du déplacement (étudiant-référent). Il le charge d’être l’interface entre lui, le groupe d’étudiants participant au déplacement et l’administration. 

Les titres de transport et/ou les frais d’hébergement étant pris en charge par l’IEP, les demandes de devis devront obligatoirement être effectuées auprès du secrétariat de direction (secretariat.direction@sciencespo-toulouse.fr) de l’IEP.

Une copie des devis devra impérativement être jointe au dossier.

2.  Dépôt du dossier :

Le dossier de candidature est à télécharger ci-dessous

Le dossier de candidature complet et chiffré devra être déposé via le formulaire « VOYAGES PEDAGOGIQUES » ouvert à cet effet sur l'intranet étudiant  du site de l’IEP, aux dates indiquées sur le dossier.

3. Examen des projets :

Seuls les dossiers complets, contenant l’ensemble des pièces justificatives demandées et déposés via le formulaire "VOYAGES PEDAGOGIQUES" seront examinés.

Les projets de voyages pédagogiques seront ensuite présentés aux membres de la CFVE qui décideront des projets à retenir.

4.  Si le projet est retenu :

Dès confirmation de la sélection du projet, l’étudiant-référent du projet communique au secrétariat de direction par voie électronique (secretariat.direction@sciencespo-toulouse.fr) la fiche-projet portant le visa du directeur et les devis correspondants afin de procéder à leur validation auprès de l’agence de voyage.

Dans tous les cas si la fiche-projet finalisée n’est pas adressée au plus tard 2 semaines avant la date de départ ou est incomplète (absence de validation par le responsable pédagogique, informations manquantes, …), le voyage ne sera pas pris en charge par l’établissement.

Une fois le projet validé, toute modification (changement de date, désistement, …) impliquant une révision à la hausse des financements accordés entrainera systématiquement l’annulation du voyage ou du déplacement pédagogique.


1 - Dossier à télécharger et remplir [DOCX - 421 Ko]
2 - Formulaire "VOYAGES PEDAGOGIQUES"

 


Rédigé par SEBASTIEN ROY

Mise à jour le 30 août 2019


 

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