Les conditions

Pour créer votre association, quel que soit son but, vous devez être au moins deux. Il existe deux types d’association :

L'association de fait ou association non déclarée : Aucune formalité n'est nécessaire pour la créer. Elle ne représente aucune personne morale et ne sera pas reconnue par Sciences Po Toulouse. Une association déclarée : Afin de disposer de fonds et pouvoir agir en toute liberté, vous devez déclarer votre association auprès de la préfecture. L'association devient une véritable personne morale. Vous aurez le droit, entre autres, d'ouvrir un compte bancaire, de recevoir des subventions,…

Vous devrez donc tenir une comptabilité à jour et pouvoir fournir tous les documents financiers en cas de demande (demande de subventions, dépenses...). Un bilan social et financier vous sera demandé au mois de mai.
Avant toute démarche, consultez impérativement la charte des associations, beaucoup de vos questions y trouveront une réponse.

Vous pouvez effectuer deux demandes de subventions différentes (sur fond IEP / sur fond FSDIE). Plus d’informations ici.   

L'assurance

Vous devrez souscrire une police d’assurance en responsabilité civile couvrant les membres de l’association, les bénévoles et les participants des dommages matériels et/ou corporels auprès d’une compagnie d’assurance ayant un établissement en France.

Si vous organisez des événements, vous devez aussi souscrire une assurance en responsabilité civile « organisateur » afin de couvrir les dommages pouvant survenant au cours de l’évènement. Votre assurance doit prendre en charge les dégâts causés aux biens et locaux mis à votre disposition, causés par des tiers dans le cadre de vos activités ou manifestations que vous auriez organisées.
 

Vous pouvez également effectuer cette démarche en ligne. La troisième possibilité est d’envoyer l’ensemble des pièces et le formulaire à la sous-préfecture de Muret. La création de l'association sera publiée au Journal Officiel. Sachez qu’un bureau des associations est à votre disposition à la sous-préfecture pour vous renseigner et vous aider dans toutes vos démarches.
 

Toute modification dans l'association (par exemple le changement de bureau) devra être notifiée à la préfecture. Vous trouverez les documents nécessaires à la fin de cette notice. Vous pouvez également faire cette démarche en ligne ici.

Dissoudre une association

Vous devrez envoyer à la préfecture une déclaration sur papier libre, la copie du procès-verbal de l'assemblée ayant voté la dissolution et le formulaire destiné à la publication au JO.
 

Une copie du récépissé de déclaration, de modification ou de dissolution doit impérativement être remise au Service de la Vie Etudiante.

Les moyens financiers

La déclaration de votre association à la préfecture vous permettra d'ouvrir un compte bancaire et de disposer des moyens de paiement. 

Afin de déclarer votre association, vous pouvez vous présenter à la préfecture (en l’occurrence, sous-préfecture de Muret) avec un dossier contenant les documents suivants en deux exemplaires :

Procès-verbal de l'assemblée constitutive ou son extrait daté et signé, portant le nom et le prénom du signataire  Statuts de l'association datés et signés par au moins 2 personnes mentionnées sur la liste des dirigeants (bureau ou conseil d'administration), portant leur nom, prénom, et fonction au sein de l'association. Les statuts représentent l’acte de naissance de l’association. Il existe un formulaire à remplir en ligne. Mandat (le cas échéant) portant la signature, le nom, le prénom et la fonction au sein de l'association de l'une des personnes chargées de l'administration (bureau ou conseil d'administration.

Au sein de Sciences Po Toulouse, vous pouvez prétendre à deux fonds :


L'école ne pouvant être votre seul financeur, d'autres modalités de financement, résumées dans ce mémo, sont impérativement à envisager. La deadline pour rendre votre dossier est le 1 décembre 2023 à minuit. Merci d'utiliser ce formulaire afin de déposer votre demande.
Organiser des événements associatifs
Type d'événement Procédure A noter
Réservation d'une salle ou d'un amphi pour une activité courante Demande à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins deux jours ouvrés avant l'activité avec la date, les horaires et le motif.
Réservation d'un amphi pour une conférence / table ronde / projection etc Demande à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins quinze jours avant l'événement avec date envisagée, horaires, titre, intervenant·es, ouverture au public extérieur ou non ... Si ouverture au public extérieur : obligation d'avoir recours à une billetterie en ligne style weezevent afin d'avoir la liste nominative des participant.es (mesure de sécurité)
Tout autre événement associatif nécessitant une salle ou un amphi (semaine à thème, événement qui n'a jamais été fait / qui sort de l'ordinaire etc ...) Fiche événement - IEP à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins quatre semaine avant l'événement. Si ouverture au public extérieur : obligation d'avoir recours à une billetterie en ligne style weezevent afin d'avoir la liste nominative des participant.es (mesure de sécurité)
Permanence dans le hall D Demande à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins sept jours à l'avance avec date(s), horaires précis et motif. Tables et chaises à récupérer en salle des assos (MD303). S'installer de manière à ne pas gêner les flux de circulation ni les sorties.
Evénement dans la cour de la manufacture Fiche événement IEP et Notice mairie à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins trois mois avant l'événement (délai de deux mois imposé par le propriétaire de la cour - UTC - + délai de traitement par nos services.
Evénement festif hors IEP Fiche soirée à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins dix jours avant l'événement. Dialogue éventuel entre l'association, la vie étudiante et la Directrice adjointe aux égalités et à la vie étudiante. Obligation de suite la charte de lutte contre les VSS de la Fédération des associations ainsi que de consulter son pôle anti-VSS et discriminations pour la mise en place du système de référent·es.
Après la soirée, collecter les retours (par exemple par un questionnaire) et renvoyer la Fiche post-soirée à
vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr. En organisant un événement associatif, vous vous engagez à signaler tout acte illégal qui pourrait y survenir (dont VSS et discrimination).
Evénement non-festif hors IEP Déclaration de l'événement à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr, dialogue éventuel entre l'association, la vie étudiante et la Directrice adjointe aux égalités et à la vie étudiante.
Evénement inter-Sciences Po (hors Toulouse) Fiche événement inter-Sciences Po à compléter et à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr dès que vous avez suffisamment d'informations (le plus vite possible). Elle est vouée à être complétée au fur et à mesure que les informations vous parviennent. Votre premier mail à destination de la vie étudiante entamera un dialogue régulier jusqu'à la tenue de l'événement.