Créer une association

Pour créer votre association, quel que soit son but, vous devez être au moins deux. Il existe deux types d’association :
- L'association de fait ou association non déclarée : Aucune formalité n'est nécessaire pour la créer. Elle ne représente aucune personne morale et ne sera pas reconnue par Sciences Po Toulouse. 
- L'association déclarée : Afin de disposer de fonds et pouvoir agir en toute liberté, vous devez déclarer votre association auprès de la préfecture. L'association devient une véritable personne morale. Vous aurez le droit, entre autres, d'ouvrir un compte bancaire, de recevoir des subventions,…
Afin de créer une association déclarée, vous devez :
1. Rédiger les statuts de l'association
2. Déterminer son siège social (=sa domiciliation)
3. Déclarer l'association à la préfecture. Sa création sera publiée au Journal Officiel.

Le plus simple est d'effectuer cette déclaration en ligne, mais sachez qu’un bureau des associations est à votre disposition à la sous-préfecture de Muret pour vous renseigner et vous aider dans toutes vos démarches.

Toute modification dans l'association (par exemple le changement de bureau) devra être notifiée à la préfecture (démarche en ligne ici).

Domicilier une association à Sciences Po Toulouse

Afin d'exercer vos activités à Sciences Po Toulouse, de bénéficier d'espaces mis à votre disposition ainsi que de prétendre aux subventions, votre association doit être domiciliée à l'école (cf charte des associations - à consulter impérativement avant toute démarche). Pour ce faire, et avant de la créer auprès de la préfecture, vous devez en demander la domiciliation au Conseil d'Administration de Sciences Po Toulouse :
1. Rédiger vos projets de statuts ainsi qu'un plan de lutte contre les violences sexistes, sexuelles et les discriminations pouvant advenir dans le cadre de vos activités associatives. Envoyez ces deux documents ainsi que la charte des associations signée par le futur bureau  au service de la vie étudiante.
2. Votre demande sera étudiée puis présentée en Commission des Formations et de la Vie Etudiante (CFVE - instance de dialogue entre les élu•es étudiant•es, l'administration et la direction de Sciences Po Toulouse).
3. En cas de validation par la CFVE, la demande sera portée au Conseil d'Administration.
4. S'il n'y a pas d'objection de la part du CA, vous recevrez un certificat de domiciliation de la part de l'école. Ce document vous servira ensuite lors du dépôt de votre demande de création d'association à la préfecture.
A noter que les CFVE n'ont lieu qu'environ une fois par mois, et les CA environ une fois tous les deux mois. Cette procédure peut donc prendre un certain temps. En outre, il sera toujours privilégié la création d'un nouveau pôle au sein d'une association déjà existante que la création d'une association supplémentaire.
Avec la domiciliation de votre association à Sciences Po Toulouse vient un certain nombre de responsabilités. Hormis celles détaillées dans la charte des associations (exemplarité en matière de lutte contre les VSS et les discriminations, prévention des risques festifs, entre autres), vous devez être joignables et réactif•ves par mail en cas de sollicitation par l'administration et / ou la direction. Il vous incombe aussi de tenir une comptabilité à jour afin d'être en mesure de fournir tout document réclamé par l'administration et / ou la direction. Un bilan social et financier vous sera demandé en fin d'année, avant la passation organisée par le mandat suivant.

Dissoudre une association

Vous devez envoyer à la préfecture la copie du procès-verbal de l'assemblée générale ayant voté la dissolution et le formulaire destiné à la publication au JO.
Une copie du récépissé de déclaration, de modification ou de dissolution doit impérativement être remise au service de la vie étudiante.

L'assurance

Vous devrez souscrire une police d’assurance en responsabilité civile couvrant les membres de l’association, les bénévoles et les participants des dommages matériels et/ou corporels auprès d’une compagnie d’assurance ayant un établissement en France.
Si vous organisez des événements, vous devez aussi souscrire une assurance en responsabilité civile « organisateur » afin de couvrir les dommages pouvant survenant au cours de l’évènement. Votre assurance doit prendre en charge les dégâts causés aux biens et locaux mis à votre disposition, causés par des tiers dans le cadre de vos activités ou manifestations que vous auriez organisées.

Les moyens financiers

La déclaration de votre association à la préfecture vous permettra d'ouvrir un compte bancaire et de disposer des moyens de paiement.
Au sein de Sciences Po Toulouse, vous pouvez prétendre à deux fonds :

- Les subventions sur fonds propres de l'école
- L'appel à projets sur fond CVEC

La campagne de dépôts de vos demandes de subventions a lieu une fois par an, au premier semestre. De plus amples informations vous seront envoyées par mail.
Toutefois, l'école ne pouvant être votre seul financeur, d'autres modalités de financement, résumées dans ce mémo, sont à envisager impérativement.

Organiser des événements associatifs à Sciences Po Toulouse
Type d'événement Procédure A noter
Réservation d'une salle ou d'un amphi pour une activité courante Demande à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins deux jours ouvrés avant l'activité avec la date, les horaires et le motif.
Réservation d'un amphi pour une conférence / table ronde / projection etc Demande à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins quinze jours avant l'événement avec date envisagée, horaires, titre, intervenant·es, ouverture au public extérieur ou non ... Si ouverture au public extérieur : obligation d'avoir recours à une billetterie en ligne style weezevent afin d'avoir la liste nominative des participant.es (mesure de sécurité)
Tout autre événement associatif nécessitant une salle ou un amphi (semaine à thème, événement qui n'a jamais été fait / qui sort de l'ordinaire etc ...) Fiche événement - IEP à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins quatre semaine avant l'événement. Si ouverture au public extérieur : obligation d'avoir recours à une billetterie en ligne style weezevent afin d'avoir la liste nominative des participant.es (mesure de sécurité)
Permanence dans le hall D Demande à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins sept jours à l'avance avec date(s), horaires précis et motif. Tables et chaises à récupérer en salle des assos (MD303). S'installer de manière à ne pas gêner les flux de circulation ni les sorties.
Evénement dans la cour de la manufacture Fiche événement IEP et Notice mairie à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins trois mois avant l'événement (délai de deux mois imposé par le propriétaire de la cour - UTC - + délai de traitement par nos services.
Evénement festif hors IEP Fiche soirée à envoyer par mail à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr au moins dix jours avant l'événement. Dialogue éventuel entre l'association, la vie étudiante et la Directrice adjointe aux égalités et à la vie étudiante. Obligation de suite la charte de lutte contre les VSS de la Fédération des associations ainsi que de consulter son pôle anti-VSS et discriminations pour la mise en place du système de référent·es.
Après la soirée, collecter les retours (par exemple par un questionnaire) et renvoyer la Fiche post-soirée à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr. En organisant un événement associatif, vous vous engagez à signaler tout acte illégal qui pourrait y survenir (dont VSS et discrimination).
Evénement non-festif hors IEP Déclaration de l'événement à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr, dialogue éventuel entre l'association, la vie étudiante et la Directrice adjointe aux égalités et à la vie étudiante.
Evénement inter-Sciences Po (hors Toulouse) Fiche événement inter-Sciences Po à compléter et à envoyer à vieetudiante@sciencespo-toulouse.fr dès que vous avez suffisamment d'informations (le plus vite possible). Elle est vouée à être complétée au fur et à mesure que les informations vous parviennent. Votre premier mail à destination de la vie étudiante entamera un dialogue régulier jusqu'à la tenue de l'événement.
La passation

La passation d'un bureau à un autre a généralement lieu en fin d'année universitaire. Toutes les informations à ce sujet sont regroupée dans notre guide de la passation.
En résumé, cette dernière est développée en trois étapes principales :
- A la préfecture : lorsqu'une nouvelle présidence est désignée, l'identité de ses membres doit être signalée à la préfecture (procès verbal d'AG comme pièce justificative). Cette démarche légale peut être faite en ligne.
- A la banque : la nouvelle présidence et trésorerie doit être déclarée à la banque afin de changer les droits d'accès au compte bancaire.
- A l'administration de Sciences Po Toulouse : envoyer dès que possible à la vie étudiante le PV d'AG de passation, les statuts signés par le nouveau bureau, la charte des associations signée par le nouveau bureau, la check-list passation renseignée ainsi que le récépissé de validation de la modification du bureau auprès de la préfecture.